有用利用时间 提高劳动效率
文章来源:   皇家网上娱乐:2017年06月02日    打印
 

最近对于时间的有用利用,总是觉得有点力不从心,感觉每天都有做不完的事情,劳动一件赶着一件,总有欠账。限定的时间内没有完成劳动,只得经过加班来完成,而长期加班必定又会导致疲惫,并且或许又带来了第二天的效率不高,从而进入恶性循环。长远来讲,这不是改善劳动效率的正确方法。归根到底,其原因是不懂得有用地办理时间,而导致的效率下降。当所需要做的事情少的时候,或许时间办理的重要性还不凸显,但是随着需要做的事情越来越多,对于一个人时间办理能力的要求也就随之变得越来越高了。经过看书和学习,了解到一些时间办理的观点与方法,经过回顾,跟大家分享如下,希翼能够不仅帮助自己,也对大家今后的劳动提高效率有所启示。

第一,制定劳动筹划。

时间对于任何人都是相同的,谁也无法获得比别人更多的时间,因此唯一的办法是如何充分的利用好属于你的时间。会不会利用时间,关键在于会不会制定健全合理的劳动筹划。而对于这一环节,实际劳动中很多人是缺失的。或者有的虽然订立了劳动筹划,但是却只是把定筹划也当成一个劳动使命去完成,并不是为了让筹划有用地引导劳动,于是这样定出来的筹划很有或许是没有经过仔细思考而缺乏实际引导意义的。因此,虽然做了这个环节,但没有好好去做,或者说没有足够重视它。

所谓劳动筹划,就是填写自己和企业的劳动时间表,某年某月某日某时要做什么事,哪些事先做,哪些事后做,哪个时间段内以哪些事为重点,每件事大约花费的时间有多久,限定目标要何时达到等。但是,有筹划地利用劳动时间并不是要求办理人员把末来的劳动时间全部地填满劳动内涵。有筹划地利用劳动时间,首要是指合理地安排最首要的劳动和最关键的问题。这些劳动和问题,只要安排得适时和得当,就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,督促其他的事情按时完成。因此,真正会利用时间的办理者,不是把大量时间花于忙乱的劳动中,而是用在拟订筹划中。

聪明的办理者,用很多时间去周密地考虑劳动筹划,确定完成劳动目标的手段和方法,预定出目标的进程及步骤。不但在年初制定筹划时这样做,在动手做每件事以前也这样做。就是说,在这些能干的办理者看来,大的目标有大的筹划,中等程度的劳动有中等程度的筹划,小的劳动则有小的筹划。总之,大事小事,都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的筹划,实行起来就很顺遂。表面看来,做筹划和考虑问题的时间占用得多了,但实际上,从总耗用时间量来计算,却节省了许多宝贵的时间,反而是充分利用了每个单位的时间,幸免了其中不合理流程的反复。

第二,分清事情的轻重缓急。

有许多人都从文件堆最上面的一件开始做,结果很或许使堆在下面的旧文件“越陈越香”了。很多事,如果及时处理就能够很快完成,而被搁置的越久,就会被堆积,再次处置的时候或许需要更久的时间去做,成为难以处置甚至无法处置的问题。而要幸免这种错误,可以利用每天晚上或早晨一点时间,先看看那些堆在案上的东西,花点时间浏览和归类,按照轻重缓急依次排好再去分情况处理,而不是同等级别不做区分就埋首去做。

第三,有用分派劳动。

对于办理者,一定要幸免事必躬亲。如果凡事都要亲自处理,一定会被累死,还不利于下属的成长,但是对于办理者一定要学会分派使命的本领,就是学会把使命合理分派给合适的人去做的本领。这里,就要充分了解自己下属能力的实际情况,利用能辅分开的原则,让能力强的做难度大的事情,能力弱的做一般能力要求的事情,而对于实在分派不下去的,就只得自己去做了。

第四,尽量幸免干扰。

美国两家著名的办理顾问机构:办理工程师联合顾问所与史玫特顾问企业曾经就“办理者为什么都觉得时间不够用”这个问题做了一个调查,经调查发现,企业经营者之所以感觉到时间不够,首要就是浪费太多时间在下列三方面:(1)打电话(2)开会(3)处理信件。

1)电话问题

一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话,而这些电话通常都不能像其他公务一样,能够集中处理,究竟什么时候会来电根本无从得知,因此许多劳动常因接转电话而被干扰中断。而当大家正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成,不要半途中断,因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。据调查,电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最首要原因。

对于处置这个问题的创议是,选择一位能干的秘书,授予更大的权力,在某些范围之内的电话,直接交给他去处理,不必转接。如果非由经营者自行处理不可时,应简短扼要,不要在电话中扯些与主题无关的事情,培养能在3分钟内把问题处置并挂掉电话的习惯。

2)开会问题

每一个企业每周总要开几次会议,规模越大者,开会的次数越频繁,每次开会时间20分钟,多者持续34小时,这些会议有些是筹划企业政事,有些是检讨业务成效,有些是协调劳动。但调查发现,大局部企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病,讲话者无的放矢,参会者则是昏昏入睡,等到该说的都说完了以后,主席宣布散会,于是大家带着一脸的空白,打个哈欠。

对于处置这个问题的创议是:没有思考不开会,没有回顾不结会,没关的人不参会。限定员工培养开会前事先准备思考,发言必须简短,内涵必须充实,会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间,一方面使会议不流于形式。除此之外经营办理者应该视会议的性质与内涵,尽量减少参加会议的人员和规模,有些会议没有必要参加,只要在会后批阅一下会议记录,了解全盘大要即可。

3)信件问题

处理公私信件是一件挺浪费时间的事情,因为“写信”不比“说话”,总是相对要慢,再加上字句的斟酌,一封普通信件写下来,总要耗费一些时间,而越是劳动繁忙的人需要处理的信件越多,在办公室的时间能有几个小时?能处理掉多少封信件呢?

对于处置这个问题的创议是:能交由下级单位或秘书处理的信件,可直接交给他们去处理;必须自己回复,或口授给秘书,经记录整理后,再签字发出,这样就可以节省许多时间。写信时应尽或许简短扼要,不要拖泥带水。邱吉尔曾说过,不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来的,就不能算精简扼要,可以把这个标准作为处理信件时的参考。

第五,赢取时间的十点创议。

1. 每天早晨比限按时间早十五分钟或半个小时开始劳动,这样,你非但立下好榜样,而且有时间在全天劳动正式开始前,好好筹划一下,把该做的事依重要性排列。

2. 购买各种书籍、手册,尽或许吸取及准备常识,这样可增进你处事能力减少时间浪费。

3. 把最困难的事搁在劳动效率最高的时候做,例行公事应在精神较差的时候处理。

4. 培养将构想、概念、凭据及资料马上记录下来的习惯。

5. 训练速读:想想看,如果你的阅读速度增快23倍,那么行事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有增进你这些能力的引导训练书籍。

6. 别让闲聊浪费你的时间,让那些上班时间找你东拉西扯的人知道,你很愿意和他们谈天,但却应在下班以后。

7. 利用空闲时间:它们应被用来处理例行劳动的,假如那位访问者失约了,也不要呆坐在那里等下一位,你可以顺手找些劳动来做。

8. 琐事缠身时:务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完,以便专心一致地处理较特殊或富创造性的劳动。

9. 开会时间最好选择在午餐或下班以前,这样你将会发现每个人都会很快地做成决定。

10. 沉思:每天花片刻时间思索一下你的劳动,可寻求出各种增进劳动方法及满意的灵感,受益匪浅。
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