提高劳动效率的方法
文章来源:   皇家网上娱乐:2017年06月02日    打印
 

你是不是从早忙到晚,感觉自己一直被劳动追着跑?但你的忙乱也许不是因为劳动太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让劳动变得越来越复杂,时间越来越不够用。一天只有1440分钟,在讯息庞杂、速度加快的职场环境里,大家必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。

在如今越来越复杂与紧凑的劳动步调中,“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事,不该做哪些事。这正是职业生涯顾问专家比尔·约翰逊给所有从业者的创议。

      约翰逊按照多年的调查研究,发现现代人劳动变得复杂而没有用率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的讯息,却在不重要的讯息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。
  以下就是约翰逊新书中整理出的10种最实用的、简单的劳动方法。
   
一、搞清楚劳动的目标与要求,可幸免重复作业,减少错误的机会
  你必须理清的问题包括:我现在的劳动必须做出哪些改变?可否创议我,要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,幸免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?
  二、懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的劳动进度
  对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。
  在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的劳动进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?
  三、主动提醒老板排定优先级,可大幅减轻劳动负担
  “手边的劳动都已经做不完了,又丢给我一堆劳动,实在是没道理。”但是有没有或许问题是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况? 如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他或许早就不记得之前已经交待给你太多的劳动。老板其实是需要被提醒的。
   你当然不或许同时完成这么多的劳动,为什么不主动地帮助老板排定劳动的优先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管处置问题,而不是把问题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。
  四、报告时要有自己的观点,只需少量的讯息即可让老板感到满意
  多数人在向主管或是老板报告时,总是担心讯息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办?”按照商业心理顾问企业的心理学家约翰· 维佛所实行的研究,有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。
  其实,这种担忧是多余的。太多的讯息会变得没有重点,如果又缺乏说明,对于老板一点帮助也没有。“内涵精简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰逊询问多位资深主管对于简报内涵的要求时,所得出的普遍性结论。
  你要做的是利用重要的讯息或是数据提议说明,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。
  五、简报时增加互动的机会,可缩短简报的内涵与报告的时间
  真正成功的简报在于清楚而正确地传达讯息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内涵而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。
  在做任何的简报之前,你必须思考以下三点原则:希翼听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希翼他们听完简报之后有什么样的决定?
  接下来就是实际的制造问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以马上吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的劳动负担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提议问题,可以让你和观众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内涵,其余的时间应该是与听众互动。
  六、有用过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的讯息上
  正确的 过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内涵,除非信件内涵是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的劳动,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除 25%的信件。
  七、邮件内涵尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会
  “最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究筹划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
  你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的讯息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:1、把每一封电子邮件的内涵限制在大约在812句的范围内。2、超过20个字就应换行。3、如果超过3行必须空行。
  八、当没有沟通的或许时,不要浪费时间想要改变
  不论你提议什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的或许时,这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的劳动环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。
  九、只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可力求实现到你要的资源
  老板对你的信任来自你处置问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定筹划完成,还是无法掌控情况,对于未来感到不确定?是希翼员工能够做得更多,以降低成本?当你在力求实现预算时,必须先想清楚老板或许担心的问题,作为你说服老板的理由,这是最有用的。
  而且,不要只强调你的单位或是部门的需求,你力求实现预算的目的是为了帮助老板处置问题,达成目标。所以,你的重点在于老板所担心的问题,而不是预算数字。
  当你第一次提议要求时,最重要的是让老板了解你的提案,会议时间越短越好,最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算,这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题,通常成功机会可高达八成以上。
  十、专注劳动本身,而不是业绩评量的名目,才能真正有好的表现
  你要做的只有以下两件事情:
  1、至少每个月询问你的主管:“我做得如何?”尽量提议具体的问题,例如:“老板对于我所排定的进度是否有什么意见?”“我想会议流程非常顺畅,你认为还有地方要改进的吗?”
  你应该随时和主管沟通自己的劳动表现,而不是只有在每年一次的业绩评量,这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的希望。
  2、至少每个月询问:“原先的劳动安排有没有必要调整?”也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标势必做出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。

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